JCC Software, get the flow!

De gemeente Zaventem heeft onlangs de keuze gemaakt voor het klantbegeleidingssysteem G-BOS. De implementatie bevindt zich reeds in het eindstadium. De gemeente Hamme is inmiddels live met ons ticketingsysteem.

Gemeente Zaventem
Zaventem zet G-BOS in om haar burgers, of beter gezegd haar klanten, op een zo efficiënte, gebruiksvriendelijke, eenvoudige en snelle manier te begeleiden naar het juiste loket.  De wachtenden worden voorzien van nuttige informatie over de wachttijden, de volgnummers en mogelijk ook van 'nieuwtjes' en gemeentelijke informatie. De loketbedienden beschikken over de mogelijkheid om specifieke personen naar hun loket te leiden en flexibel in te spelen op de vraag naar welbepaalde 'produkten'. De workflow wordt automatisch, semi-automatisch en manueel de workflow geleid naar specifieke loketten waarbij prioriteiten worden toekend aan bediendes, taken en produkten. De gemeente Zaventem genereert statistieken en rapporten met betrekking tot de workflow, de 'vragen', gemiddelde wachttijden en piekmomenten.

Gemeente Hamme
De gemeente Hamme telde medio 2010 rond de 24.000 inwoners. Deze inwoners bezoeken het stadhuis onder meer voor het verkrijgen van gemeentelijke informatie en voor het afnemen van producten van de verschillende diensten. Om de bezoekers in goede banen te leiden, ze op een klantvriendelijke wijze te kunnen helpen, en de loketmedewerkers te ondersteunen is gekozen voor het klantbegeleidingssysteem G-BOS, in eerste instantie voor de dienst Burgerzaken. Bij Burgerzaken vindt de meeste vrije inloop plaats dus hier kan ook in eerste instantie de meeste winst worden gehaald in termen van snellere doorlooptijden, minimale wachttijden, korte afhandeltijden en klantvriendelijkheid.

Na de verbouwing van het stadhuis bevindt zich op de begane grond een centrale wachtruimte en in het verlengde daarvan een ruimte met zes loketten. Het onthaal bij de gemeente Hamme speelt in eerste instantie geen actieve rol bij de ticketuitgifte. Dit zal worden gedaan met behulp van een interactieve touchscreenzuil. Aan deze zuil kunnen de bezoekers kenbaar maken voor welk product of dienst ze komen. Vervolgens geeft de zuil een ticket of eventueel een lijstje met benodigdheden welke nodig zijn om een vlotte afhandeling aan het loket mogelijk te maken. Na ontvangst van het ticket nemen de bezoekers plaats in de hiervoor bestemde wachtruimte. Via het oproepscherm in deze wachtruimte worden de bezoekers opgeroepen door de loketbedienden en doorverwezen naar het juiste loket. Door deze manier van werken is  altijd duidelijk hoeveel bezoekers er zijn, hoelang ze hebben moeten wachten, en waarvoor ze komen. Bovendien creëert het de nodige rust in de wachtruimte.